Sistem Informasi Rumah Sakit SIRS

posted by d'poe

15'10'08

Di era globalisasi seperti sekarang ini, begitu banyak perubahan yang terjadi. Indonesia dituntut untuk mampu menghadapi berbagai perubahan dan tantangan strategis yang mendasar baik internal maupun eksternal. Perubahan sosial ekonomi politik di dunia membawa dampak yang luas bagi masyarakat. Pendidikan masyarakat yang relatif tinggi menyebabkan kebutuhan akan informasi pun meningkat, informasi tentang segala hal termasuk akses terhadap informasi tentang kesehatan. Hal ini mengindikasikan bahwa semakin meningkat dan beragamnya tuntutan kebutuhan kesehatan mereka. Kondisi demikian tentunya akan membawa dampak luas terhadap pelayanan kesehatan termasuk kesiapan informasi untuk mendesain dan menyediakan pelayanan kesehatan yang tepat.

Menurut WHO, rumah sakit adalah suatu bagian penyeluruh dari organisasi sosial dan medis berfungsi memberikan pelayanan kesehatan yang lengkap kepada masyarakat, baik kuratif maupun rehabilitatif, dimana pelayanan keluarga menjangkau pelayanan keluarga dan lingkungan, rumah sakit juga merupakan pusat latihan tenaga kesehatan, serta untuk penelitian biososial. Dalam kegiatan rutinnya, pihak rumah sakit melaksanakan proses operasional pelayanan kesehatan. Kegitan operasional ini dilakukan oleh dokter, dan perawat, ditunjang dengan adanya fasilitas peralatan medis dan obat-obatan. Namun, proses operasional dalam rumah sakit tidak akan berjalan secara teratur dan sistematis tanpa adanya suatu sistem manajemen terpadu. Oleh karena itu, setiap rumah sakit perlu mengintegrasikan sistem informasi rumah sakit yang tepat.

Pengelolaan Data Yang Tidak Baik di Rumah Sakit

Dalam sebuah situs, http://centaur8.multiply.com, dijelaskan bahwa rumah merupakan sebuah organisasi yang kompleks sehingga data-data yang terdapat di rumah sakit sangat banyak dan beragam. Data-data tersebut adalah data mengenai data medik pasien maupun data-data administratif lainnya. Belum adanya pengelolaan data secara baik dapat menghambat proses pemberian pelayanan kesehatan terhadap pasien. Berikut adalah rincian hambatan-hambatan yang disebabkan karena buruknya pengelolaan data di rumah sakit:

Hambatan dalam Pelayanan Kesehatan :

1. Redudansi Data, pencatatan data yang berulang-ulang menyebabkan duplikasi data sehingga kapasitas yang di perlukan membengkak dan pelayanan menjadi lambat.
2. Unintegrated Data, penyimpanan data yang tidak terpusat menyebabkan data tidak sinkron, informasi pada masing-masing bagian mempunyai asumsi yang berbeda-beda.
3. Human Error, proses pencatatan yang dilakukan secara manual menyebabkan terjadinya kesalahan pencatatan yang semakin besar
4. Terlambatnya Informasi, dikarenakan dalam penyusunan informasi harus direkap secara manual maka penyajian informasi menjadi terlambat dan kurang dapat dipercaya kebenarannya.

Sistem Manajemen Informasi

Era globalisai yang mulai berlangsung saat ini, menuntut sektor kesehatan terutama rumah sakit untuk meningkatkan daya saing dengan memberikan pelayanan yg sebaik-baiknya kepada pelanggan ataupun pasien yakni pelyanan yang cepat dan tepat. Oleh karena itu, untuk mengatasi hambatan-hambatan seperti yang telah disebutkan di atas, dapat ditekankan bahwa keberadaan Sistem Informasi dalam sebuah rumah sakit mutlak diperlukan. SIRS merupakan salah satu strategik manajemen dalam meningkatkan mutu pelayanan kesehatan dan memenangkan persaingan bisnis.

Sistem Informasi Manajemen merupakan prosedur pemrosesan data berdasarkan teknologi informasi dan diintegrasikan dengan prosedur manual dan prosedur yang lain untuk menghasilkan informasi yang tepat waktu dan efektif untuk mendukung proses pengambilan keputusan manajemen.Sistem Informasi Manajemen terbagi dalam empat komponen utama pendukung, antara lain: perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), sumber daya manusia (SDM), dan sistem prosedur. Sistem Informasi Manajemen saat ini merupakan sumber daya utama, yang mempunyai nilai strategis dan mempunyai peranan yang sangat penting sebagai daya saing serta kompetensi utama sebuah organisasi dalam menyongsong era Informasi ini. (http://centaur8.multiply.com)

Masih dalam situs yang sama juga dijelaskan hal-hal yang harus diperhatikan agar Sistem Informasi Manajemen yang dibuat dapat teraplikasikan dengan sukses, yaitu:

1. Development Master Plan, cetak biru pembangunan harus dirancang dengan baik mulai dari survei awal hingga berakhirnya implementasi, yang perlu diperhatikan adalah terlibatnya faktor pengalaman dalam membangun pekerjaan yang sama, serta peran serta semua bagian dalam organisasi dalam mensukseskan Sistem Informasi Manajemen yang akan dibangun.

2. Integrated, dengan integrasi antar semua bagian organisasi menjadi satu kesatuan, akan membuat sistem berjalan dengan efisien dan efektif sehingga kendala-kendala seperti redudansi, re-entry dan ketidakkonsistenan data dapat dihindarkan, dengan harapan pengguna sistem memperoleh manfaat yang dapat dirasakan secara langsung.

3. Team, tim yang membangun Sistem Informasi Manajemen harus ahli dan berpengalaman di bidangnya, beberapa bidang ilmu yang harus ada dalam membangun sebuah Sistem Informasi Manajemen yang baik adalah: Manajemen Informasi, Teknik Informasi dan Teknik Komputer.

4. Teknologi Informasi, ketepatan dalam memilih Teknologi Informasi sangat penting dalam pembangunan, komponen-komponen Teknologi Informasi secara umum adalah piranti keras (hardware), piranti lunak (software), dan jaringan (network). Adapun faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam memilih teknologi adalah :

· Price, harga sesuai dengan Teknologi Informasi yang didapat

· Performance, diukur dari kemampuan, kapasitas dan kecepatan Teknologi Informasi menangani proses maupun data

· Flexibility, kemampuan Teknologi Informasi saling beradaptasi dan kemudahan pengembangan di masa yang akan datang

· Survivability, berapa lama Teknologi Informasi mendapatkandukungan dari vendor maupun pasar

Selain mengikuti suatu siklus hidup, dalam pengembangan sistem informasi, perlu dilakukan beberapa pendekatan, seperti:

1. Systems Approach

Pendekatan sistem merupakan pendekatan yang memperhatikan sistem informasi sebagai suatu kesatuan yang utuh dan terintegrasi dengan semua kegiatan-kegiatan lain di dalam organisasi. Pendekatan sistem ini menekankan pada pencapaian sasaran keseluruhan dari organisasi, tidak hanya memperhatikan sasaran dari sistem informasi saja.

2. Top-Down Approach

Pendekatan ini dimulai dari tingkatan atas organisasi (strategic planning level),dimulai dengan mendefinisikan sasaran dan kebijakan organisasi, kemudian dilanjutkan dengan melakukan analisis kebutuhan informasi. Setelah kebutuhan informasi dapat ditentukan, lalu dilakukan proses turun ke penentuan output, input basis data, prosedur-prosedur operasi dan kontrol. Pendekatan dari atas ke bawah ini sesuai dengan pendekatan sistem.

3. Modular Approach

Pendekatan moduler memecah-mecah sistem yang rumit menjadi bagian modul-modul yang lebih sederhana. Sebagai akibatnya, tiap-tiap modul dapat dikembangkan dalam waktu yang tepat sesuai dengan yang direncanakan, mudah dipahami dan mudah dipelihara.

4. Evolutionary Approach

Pendekatan ini akan menghasilkan suatu sistem yang mampu beradaptasi dengan perkembangan-perkembangan organisasi di masa yang akan datang, sehingga didapatkan suatu sistem yang mempunyai biaya pemeliharaan yang rendah.

SIRS Yang Ideal

Definisi ideal dalam hal ini adalah optimal sesuai kebutuhan rumah sakit, secure dalam penanganan data, dan tidak melampaui batasan-batasan hukum Indonesia, dan cukup. Sekilas Berbagai macam solusi telah banyak ditawarkan oleh software house (vendor) untuk menghandle dan mengolah data dan informasi yang ada di rumah sakit. Dari sistem yang close sampai yang open, dari sistem yang hanya menghandle transaksi penerimaan pasien sampai yang dapat meminimalisir penggunaan kertas, dari yang berharga jutaan sampai angka yang terpisah tiga titik, dari yang user friendly sampai yang sulit diaplikasikan di lapangan. Pembuatan sistem informasi rumah sakit dapat dilihat dari berbagai sudut. Bisa dilihat dari sudut administratif yang menghandle data-data pasien, transaksi,dsb. Selain itu, bisa juga dari sudut pasien yang cenderung ke pelayanan kesehatan dengan menambahkan teknologi sebagai alat komunikasinya.

Perlu Batasan sistem

Berdasarkan sumber yang saya peroleh, http://tantos.web.id/blogs/sitem-informasi-rumah-sakit-ideal, untuk memetakan permasalahan dan mempersempit ruang gerak perancangan sistem, perlu dibuat batasan-batasan yang tidak perlu dicakup oleh sistem. Sebaiknya, tahapan desain sistem memakan waktu yang lebih lama karena jika terburu-buru dikhawatirkan sistem yang telah dibuat tidak dapat memenuhi kebutuhan pihak rumah sakit. Tentu hal ini menjadi tidak efisien dan efektif. Komunikasi yang intensif-pun perlu dijaga antara kedua pihak, yakni antara pihak rumah sakit dan pihak pengembang (pihak pengembang yang menawarkan berbagai macam solusi untuk kebutuhan sistem informasi rumah sakit). Pihak rumah sakit menjelaskan secara gamblang apa yang mereka inginkan dan memberikan secara detil apa yang mereka harapkan. Batasan-batasan-pun perlu dibahas antara keduanya, seperti :

- Tidak menghilangkan fungsi dan peran dokter dan perawat dalam melakukan pemeriksaan. Artinya, sistem tidak menghandle semua pekerjaan.

- Tidak mengurangi atau menghilangkan ke-autentikan berkas rekam medis. Terutama mengenai masalah security sistem, bahwa tidak ada sistem yang benar-benar aman. Tegasnya, masalah ini sangat penting karena menyangkut fungsi rekam medis di hadapan hukum. Lembar-lembar rekam medis yang perlu dijaga ke-autentikasi-annya antara lain : lembar RMK (ringkasan masuk-keluar), lembar resume, catatan perawat, hasil pemeriksaan lab dan radiologi, lembar inform consent, dan laporan operasi.

Kemampuan Sistem

Secara global, sistem yang ideal tentu dapat mengurangi beban kerja masing-masing unit pelayanan. Secara detil (meskipun tidak keseluruhan), dapat digambarkan sebagai berikut:

§ Dapat mengurangi beban kerja sub-bagian rekam medis dalam ‘menangani’ berkas rekam medis. Sub-bagian rekam medis memang sub-bagian yang paling direpotkan dengan berkas rekam medis. Dari coding, indexing, assembling, filling dan aktivitas lainnya, semua dihandle oleh sub-bagian ini. Dengan adanya sebuah sistem informasi, seharusnya paling tidak dapat menggantikan fungsi koding pada sub-bagian rekam medis. Sebagian besar rumah sakit di indonesia, masih menggunakan petugas rekam medis ataupun kurir dalam mendistribusikan berkas ke masing-masing pelayanan. Beberapa rumah sakit sudah menggunakan teknologi ‘lift’ sebagai sarana transportasi berkas ke pelayanan-pelayanan ataupun kembali ke tempat penyimpanan (filling).

§ Dapat mengurangi pemakaian kertas (paperless) karena pemakaian kertas masih belum dapat dihilangkan di Indonesia saat ini. Dengan sistem yang terkomputerisasi, pemakaian kertas yang bisa dipangkas antara lain :

Lembar-lembar rekam medis yang tidak berhubugan dengan masalah autentikasi atau aspek hukum.

Laporan masing-masing unit pelayanan (karena semua laporan sudah terekap oleh sistem).

Rekap Laporan (RL) 1 – 6 yang dikirim ke dinas kesehatan.

§ Dapat berkomunikasi dengan sistem lain pada pelayanan kesehatan lain. Aplikasi ini sangat berguna pada kasus rujukan, baik dirujuk ke atas atau ke bawah. Dalam sistem manual, prosedur rujukan adalah dengan mengirimkan kopian lembar resume medis pasien, dan membawa 1 atau 2 perawat yang mengantarkannya. Kesulitan dalam mengaplikasikan sistem ini adalah tidak adanya standard sistem informasi rumah sakit di Indonesia. Masing-masing rumah sakit dengan pe-de nya meluncurkan sistem mereka yang baru dari vendor terkenal, kemudian rumah sakit lain ikut-ikutan launcing sistem dengan vendor yang lain. Tidak adanya komunikasi antar vendor dan tidak adanya kesepakatan penanganan komunikasi antar sistem yang seharusnya ditengahi oleh pemerintah dengan mengeluarkan prosedur standard sistem informasi rumah sakit mengakibatkan hal ini sulit dilaksanakan. Tantangan lain dalam pengaplikasian web service ini adalah masalah security.

Jenis dan Manfaat SIRS Yang Ada di Rumah Sakit

SIRS yang ada di rumah sakit, terbagi atas sistem klinik, administrasi, dan manajemen. Masing-masing sistem dapat dilakukan secara sendiri-sendiri atau secara bersamaan sebagai suatu kesatuan yang integral. Berikut adalah penjelasan dari masing-masing sistem.

1. Sistem Informasi Klinik mrupakan sistem informasi yang secara langsung untuk membantu pasien dalam hal pelayanan medis.

Contoh :

- Sistem informasi di ICU

- Sistem informasi pada alat seperti CT Scan, USG.

2. Sistem Informasi Administrasi merupakan sistem informasi yang membantu pelaksanaan Administrasi di RS.

Contoh :

- Sistem informasi di Pendaftaran

- Sistem informasi Billing System

- Sistem informasi Apotek

- Sistem informasi Penggajian

3. Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang membantu manajemen RS dalam pengambilan keputusan.

Contoh :

- Sistem informasi Manajemen Pelayanan

- Sistem informasi Keuangan

- Sistem informasi Pemasaran

Pada dasarnya, pengadaan SIRS akan berdampak positif bagi efektivitas kinerja rumah sakit. SIRS memberikan beberapa manfaat positif bagi pihak rumah sakit. Manfaat dalam hal, antara lain: pengendalian mutu pelayanan medis, pengendalian mutu dan penilaian produktivitas, analisis pemanfaatan dan perkiraan kebutuhan, perencanaan dan evaluasi program, menyederhanakan pelayanan, penelitian Klinis, dan pendidikan. Dengan banyak dan beragamnya manfaat yang ditawarkan oleh sebuah sistem maka setiap rumah sakit mutlak memiliki SIRS. Pemuilihan sistem yang ideal adalah pemilihan sistem yang tepat yakni dapat memenuhi kebutuhan dan sesuai dengan kebutuhan rumah sakit.